西北农林科技大学涉密文件管理规定

　　 　　

第一章 总 则

第一条 为规范涉密文件管理，确保国家和学校秘密安全，根据《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关法律法规，结合学校实际，制定本规定。

第二条 本规定中的涉密文件是指学校收到标有“绝密”、“机密”、“秘密”字样的公文，学校向上级部门请示报告中涉及敏感信息的文件，以及涉及学校工作秘密，不宜对外公开的内部文件。

第二章 涉密文件的收发管理

第三条 保密工作办公室负责学校涉密文件的监督管理。由专职保密人员负责到省委机要局领取文件或通过省委涉密文电传输系统和省电子政务内网收取文件。

第四条 各单位办公室主任（秘书）为本单位涉密文件管理员，负责签收、领取涉密文件，并负责涉密文件的日常管理工作。涉密文件登记要明确收文时间、文件编号、发文单位、文件密级、标题等主要内容。

第五条 各单位向校外传递涉密文件，应通过机要交换、机要通信或者其他符合保密要求的方式进行，不得通过普通邮政或交非机要工作人员代为传递。如派专人传递的，应选择安全的交通工具和交通线路，采取相应的安全保密措施。

第六条 如通过机要交换方式传递文件，需在党委校长办公室机要科借取《机要文件寄递证》后，赴邮局办理寄送手续。证件使用完毕后，应立即归还。

第三章 涉密文件的使用

第七条 流转。传送涉密文件应当办理登记、签收手续，传阅时必须采取直传方式，文件管理员要随时掌握文件去向。

第八条 传阅。涉密文件应严格按照文件规定的范围和领导的批示及时办理，不得拖延积压，不得自行扩大文件知悉范围。

阅读涉密文件时，未经允许不得摘录或公开引用文件内容。涉密文件阅办完毕后，各单位应妥善保管，由党委校长办公室对文件进行统一清退、销毁。

第九条 借阅。借阅涉密文件，应当办理登记手续。借阅的文件应及时归还，归还时办理签收手续。绝密级文件严禁外借。

第十条 应用。未经审批不得汇编、摘录和引用涉密文件，确需汇编、摘录和引用涉密文件内容，必须在涉密设备上完成，所形成的载体等同原密级，并按照《西北农林科技大学涉密载体保密管理规定》（校党发〔2019〕120号）管理。

第十一条 复制。因工作需要复制涉密文件，经保密工作办公室审批后，党委校长办公室在保密复印机统一复制、登记、编号，按照一个单位一个固定编号的原则统一下发。其他单位严禁复制涉密文件。绝密级文件严禁复制。

第十二条 传达涉密文件时，不准记录、拍照、录音、录像等，传达者要事先声明。严格遵守“涉密不上网，上网不涉密”原则，涉密文件严禁扫描或拍照通过QQ、微信等方式传播，不得转载到网站，不得使用普通传真机传送。发布在我校电子政务中的通知、文件，凡涉及到工作秘密或者教职工个人信息的，严禁转载到各二级单位网站。

第四章 涉密文件的存档

第十三条 保存。涉密文件应当存放在符合保密要求的设施设备中，其中秘密级、机密级文件应存放在密码文件柜中，绝密级文件应存放在密码保险柜中。

第十四条 归档。需要归档的涉密文件，应按照国家有关涉密档案管理规定进行归档。

第五章 涉密文件清退和销毁

第十五条 各单位涉密文件管理员要定期核查所经管的涉密文件，每半年清退一次至保密工作办公室（密码电报须办完即退），按要求履行清退手续。

第十六条 保密工作办公室应按上级发文单位要求，每年及时清退省军级、地师级文件。其他不需要清退的涉密文件，按规定存档一份后，填写《西北农林科技大学销毁涉密文件资料登记备案清单》，统一送销毁中心进行销毁，并由两名工作人员监销。

第六章 附 则

第十七条 发现涉密文件丢失时，应及时向保密工作办公室报告。造成泄密的，将按照有关法律法规规定，严格追究相关人员责任。

第十八条 本规定由保密工作办公室负责解释，自印发之日起施行。